Cũng như ở khắp lĩnh vực kinh tế, phòng hành chính là nòng cốt khó nhận thấy của Đại sứ quán. Phòng hành chính lo mọi phương tiện làm việc cần thiết, tổ chức từ những công việc đơn giản nhất, phân loại và quản lý tất cả các công văn đến (dù qua đường bưu điện, qua Fax hay qua Email) và thanh toán các hóa đơn. Phòng hành chính là bộ phận đầu tiên đứng ra giúp đỡ các nhân viên người Đức được cử sang công tác ở Đại sứ quán trong việc di chuyển chỗ ở và những mối lo toan hàng ngày khác. Cũng như vậy, phòng hành chính chăm lo cho các nhân viên người Việt và chịu trách nhiệm tuyển nhân viên mới.

Từ năm 1991, Đại sứ quán Đức đặt trụ sở tại 29 Trần Phú, Hà Nội - trụ sở của Đại sứ quán Cộng hòa Dân chủ Đức cũ.

Người liên hệ về các vấn đề hành chính:

Bà Caroline Heun

Trưởng phòng Hành chính