Ai là người chịu trách nhiệm đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân của tôi và ai là người đặc trách về bảo vệ dữ liệu?

Chịu trách nhiệm về việc xử lý dữ liệu là cơ quan đại diện ngoại giao của Cộng hòa Liên bang Đức tại Việt Nam (Đại sứ quán Đức, 27 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội, Liên hệ với Đại sứ quán Đức Hà Nội; Tổng lãnh sự quán Đức tại TP Hồ Chí Minh, Deutsches Haus Ho Chi Minh City, 33 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Liên hệ với TLSQ Đức tại TP. Hồ Chí Minh) và Bộ Ngoại giao Cộng hòa Liên bang Đức (Địa chỉ: Auswärtiges Amt, D-11013 Berlin).

Quý vị có thể liên hệ người đặc trách về bảo vệ dư liệu theo địa chỉ dưới đây:

Werderscher Markt 1

D-10117 Berlin

E-mail: dsb-r@auswaertiges-amt.de

Điện thoại: + 49 30 5000 2711

Fax: + 49 30 5000 5 1733

Cơ quan đại diện ngoại giao xử lý các dữ liệu nào khi tôi nộp đơn xin cấp thị thực và dữ liệu này đến từ đâu?

Các loại dữ liệu cá nhân được xử lýgồm dữ liệu được yêu cầu trong thị thực. Trong bao gồm đặc biệt họ tên, ngày và nơi thông tin về quốc gia, giới tính, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, địa chỉ hiện tại, số điện thoại, địa chỉ email, hoạt động nghề nghiệp, thông tin về giấyđi (loạigiấy tờ, số sê-ri, quốc gia cấp và cơ quan cấp, ngày cấp, thời hạn hiệu lực) ảnh và dấu vân tay.

Các loại dữ liệu trêntrong quá trình xin thị thực.

Cơ quan đại diện ngoại giao xử lý những dữ liệu gì khi tôi gửi thư mời cho một người nào đó để người này xin cấp thị thực và dữ liệu này đến từ đâu?

Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý bao gồm dữ liệu liên quan đến người mời được yêu cầu trong quá trình xin cấp thị thực. Trong đó bao gồm đặc biệt là họ tên, địa chỉ, số fax và địa chỉ e-mail của Quý vị.

Các loại dữ liệu nói trên được Quý vị ghi trong thư mời và do người nộp đơn cung cấp trong quá trình xin cấp thị thực.

Tại sao các dữ liệu của tôi được thu thập và điều gì sẽ xảy ra nếu các dữ liệu này không được thu thập?

Dữ liệu của Quý vị được thu thập vì chúng cần thiết cho việc thực hiện quy trình xét cấp thị thực hợp lệ và được pháp luật quy định. Khi nộp đơn xin cấp thị thực, theo Điều 82 Luật Cư trú (AufenthG), Quý vị có trách nhiệm cung cấp các dữ liệu cần thiết cho việc xét duyệt đơn xin cấp thị thực và khai các thông tin cần thiết cho việc này. Nếu dữ liệu của Quý vị không được cung cấp, đơn xin thị thực có thể bị từ chối và lệ phí xét duyệt hồ sơ sẽ không được hoàn lại.

Dữ liệu của tôi được xử lý cho mục đích gì và trên cơ sở pháp lý nào?

Việc xử lý dữ liệu cá nhân của Quý vị chỉ nhằm mục đích thực hiện đúng quy trình xét cấp thị thực.

Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm c) và e), khoản 2 Quy định chung của Liên minh Châu Âu về Bảo vệ dữ liệu 2016/679 (GDPR) kết hợp với Nghị định (EC) số 767/2008 (Nghị định về Hệ thống thông tin thị thực VIS) và Nghị định (EC) số 810/2009 (Nghị định về Xét duyệt thị thực) bao gồm các phụ lục hoặc Điều 72a ff. (Luật Cư trú) và Điều 69 Nghị định Cư trú (AufenthV) cũng như Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Cơ sở dữ liệu người nước ngoài (AZRG-DV), Luật Dữ liệu cảnh báo thị thực (VWDG) và các quy định đặc biệt khác hoặc Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu liên bang (BDSG 2018).

Dữ liệu của tôi sẽ được sử dụng trong bao lâu?

Dữ liệu của Quý vị sẽ được xóa khi chúng không còn cần thiết cho việc thực hiện quy trình xét cấp thị thực nữa. Thông thường, việc xóa dữ liệu sẽ được thực hiện hai năm sau khi hoàn tất quá trình xét cấp thị thực, nhưng muộn nhất là năm năm sau khi có quyết định cuối cùng về đơn xin cấp thị thực.

Ai tiếp nhận dữ liệu của tôi?

Dữ liệu của Quý vị chỉ được chuyển cho bên thứ ba nếu việc này cần cho quy trình xét cấp thị thực hợp lệ. Trong quá trình này, dữ liệu cá nhân của Quý vị có thể được chuyển đến các cơ quan hữu quan của Đức, các phòng thị thực có thẩm quyền của các quốc gia thành viên Schengen khác hoặc các cơ quan hữu quan tại nơi Quý vị thường trú. Nếu một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài được ủy quyền thực hiện các thủ tục riêng lẻ trong quy trình xét cấp thị thực, dữ liệu của Quý vị sẽ được đơn vị này thu thập hoặc được chuyển cho đơn vị này nếu các dữ liệu đó cần cho quy trình xét cấp thị thực. Việc chuyển dữ liệu cho người nhận bên ngoài Liên minh Châu Âu chỉ diễn ra khi việc này phù hợp với quy định tại Chương V GDPR.

Đơn xin cấp thị thực được nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (VFS Global) tiếp nhận và chuyển đến Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán. Nhà cung cấp dịch vụ này xử lý dữ liệu cá nhân với tư cách là đơn vị được Bộ Ngoại giao Đức ủy nhiệm theo Điều 28 GDPR. Bộ Ngoại giao Đức vẫn là đơn vị chịu trách nhiệm đối với việc xử lý dữ liệu (tên đơn vị chịu trách nhiệm và thông tin liên hệ có tại mục 1.). Đơn vị được ủy nhiệm đảm bảo rằng dữ liệu của Quý vị được xử lý phù hợp với các yêu cầu của GDPR và BDSG cũng như các quyền của Quý vị được bảo vệ. Vì mục đích này, Bộ Ngoại giao Đức đã ký kết hợp đồng với đơn vị được ủy nhiệm, trong đó bao gồm các quy định của Điều 28 khoản 3 GDPR đồng thời đảm bảo việc xử lý cẩn trọng đối với dữ liệu của Quý vị.

Tôi có thể thực thi những quyền bảo vệ dữ liệu nào với tư cách là chủ thể dữ liệu?

Quý vị có thể yêu cầu các bên chịu trách nhiệm nêu trên cung cấp thông tin về các dữ liệu được lưu trữ liên quan đến Quý vị. Trong một số điều kiện nhất định, Quý vị cũng có thể yêu cầu chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu của mình. Quý vị cũng có thể phản đối việc xử lý dữ liệu của mình trong một số điều kiện nhất định.

Tôi có thể khiếu nại ở đâu?

Quý vị có quyền khiếu nại về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình với cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu - đặc biệt là tại quốc gia thành viên nơi Quý vị cư trú, nơi làm việc của Quý vị hoặc nơi bị cho là vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu.

Quý vị có thể liên hệ với người phụ trách về bảo vệ dữ liệu tại cơ quan đại diện ngoại giao Đức theo địa chỉ dưới đây:

Đại sứ quán CHLB Đức tại Hà Nội

Người đặc trách về bảo vệ dữ liệu

Hòm thư B.P. 39, Hà Nội, Việt Nam

Liên hệ với cán bộ phụ trách bảo mật thông tin Đsq Đức Hà Nội

------------

Tổng Lãnh sự quán CHLB Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh

Người đặc trách về bảo vệ dữ liệu

33 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1

Thành phố Hồ Chí Minh

Liên hệ với cán bộ phụ trách bảo mật thông tin TLSQ Đức Tp. HCM