Bộ Ngoại giao Đức sử dụng dữ liệu cá nhân của quý vị để xử lý đơn xin cấp thị thực của quý vị. Dữ liệu cá nhân là mọi thông tin liên quan đến một cá nhân được xác định hoặc có thể xác định được. Để giải thích cho quý vị về việc xử lý dữ liệu và thực hiện nghĩa vụ thông tin của chúng tôi theo điều 13 và 14 của DSGVO, chúng tôi xin phổ biến đến quý vị những nội dung sau đây:

Ai chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu của tôi và ai là người chịu trách nhiệm về bảo vệ dữ liệu?

Bộ Ngoại giao Đức và các cơ quan đại diện CHLB Đức tại nước ngoài cùng nhau tạo thành một cơ quan liên bang duy nhất chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân của quý vị theo điều 4 khoản 7 DSGVO.

Đại sứ quán Cộng hòa Liên bang Đức tại Hà Nội

Địa chỉ: 27 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: +84 – 24 – 3267 3335

Liên hệ với Đại sứ quán: https://vietnam.diplo.de/vn-vi/ueber-uns/botschaft/kontakt-formular 

Tổng Lãnh sự quán Cộng hòa Liên bang Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Deutsches Haus-Ngôi nhà Đức, 33 Lê Duẩn, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: +84 - 28 – 38288100

Liên hệ với Tổng Lãnh sự quán: https://vietnam.diplo.de/vn-vi/ueber-uns/gk-hcms/kontakt-formular-gk1

Bộ Ngoại giao Đức 

Werderscher Markt 1

D-10117 Berlin

(Địa chỉ: Auswärtiges Amt, D-11013 Berlin)

Điện thoại: +49 30 18-17-0
Fax: +49 30-18-17-3402

Website: www.auswaertiges-amt.de 

Liên hệ trực tuyến: www.auswaertiges-amt.de/de/newsroom/buergerservice-faq-kontakt/kontaktformular-node 

Quý vị có thể liên hệ với người chịu trách nhiệm về bảo vệ dữ liệu của Bộ Ngoại giao Đức theo địa chỉ sau:

Datenschutzbeauftragter des Auswärtigen Amts

Werderscher Markt 1

D-10117 Berlin

Điện thoại: + 49 30 18-17 0

Liên hệ trực tuyến: www.auswaertiges-amt.de/de/newsroom/datenschutz/kontakt-datenschutz

Cơ quan đại diện CHLB Đức xử lý những dữ liệu nào khi tôi xin cấp thị thực và những dữ liệu đó được lấy từ đâu?

Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý bao gồm các dữ liệu được yêu cầu trong quá trình khai tờ khai xin cấp thị thực. Thông thường, những dữ liệu đó bao gồm họ và tên, ngày sinh và nơi sinh kèm thông tin về quốc gia, giới tính, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, địa chỉ hiện tại, số điện thoại, địa chỉ e-mail, nghề nghiệp, thông tin về giấy tờ đi lại (loại giấy tờ, số sê-ri, quốc gia cấp và cơ quan cấp, ngày cấp, thời hạn của giấy tờ) ảnh và dấu vân tay.

Đối với trường hợp xin cấp thị thực quốc gia, cơ quan đại diện cần thêm các thông tin khác, ví dụ: thông tin về vợ/chồng/bạn đời, con cái, cha mẹ, lịch sử lưu trú trước đây, mục đích sang Đức, thông tin về tiền án, tiền sự, những lần bị từ chối nhập cảnh, bị trục xuất, thông tin về bệnh tật. 

Các loại dữ liệu trên đây được lấy từ thông tin mà quý vị cung cấp trong quá trình xin cấp thị thực.

Cơ quan đại diện CHLB Đức xử lý những dữ liệu nào khi tôi làm giấy mời một người nào đó để người này dùng giấy mời xin cấp thị thực và những dữ liệu đó được lấy từ đâu?

Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý bao gồm dữ liệu liên quan đến người mời được yêu cầu trong quá trình khai tờ khai xin cấp thị thực, đặc biệt là họ và tên, địa chỉ và địa chỉ e-mail của quý vị.

Các loại dữ liệu nói trên được lấy từ thông tin mà quý vị cung cấp trong thư mời và thông tin do đương đơn cung cấp trong quá trình xin cấp thị thực.

Tại sao dữ liệu của tôi được thu thập và điều gì sẽ xảy ra nếu không làm việc đó?

Dữ liệu của quý vị được thu thập vì việc đó là cần thiết để thực hiện đúng quy trình xét cấp thị thực và đã được pháp luật quy định. Theo điều 82 Luật Cư trú (AufenthG), khi nộp đơn xin thị thực, quý vị có trách nhiệm cung cấp những dữ liệu cần thiết để xét đơn xin cấp thị thực và khai những thông tin cần thiết cho việc đó. Nếu những dữ liệu của quý vị không được cung cấp, có thể đơn xin cấp thị thực sẽ bị từ chối và trường hợp bị từ chối thì lệ phí xử lý hồ sơ cũng không được trả lại.

Dữ liệu của tôi được xử lý cho mục đích gì và trên cơ sở pháp lý nào?

Việc xử lý dữ liệu cá nhân của quý vị chỉ nhằm mục đích thực hiện đúng quy trình xét cấp

thị thực.

Cơ sở pháp lý là điều 6, khoản 1 mục c) và e), khoản 2 Nghị định (EU) 2016/679 (DSGVO) kết hợp với Nghị định (EG) số 767/2008 (Nghị định về Hệ thống thông tin thị thực) và Nghị định (EG) số 810/2009 (Nghị định về xét duyệt thị thực) cùng các phụ lục kèm theo, điều 72a ff. Luật Cư trú (AufenthG) và điều 69 Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Cư trú (AufenthV), Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Cơ sở dữ liệu ngoại kiều trung ương (AZRG-DV), Luật Dữ liệu cảnh báo thị thực (VWDG) và có thể cả những quy định đặc biệt khác hoặc điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu Liên bang (BDSG 2018).

Dữ liệu của tôi được sử dụng trong bao lâu?

Dữ liệu của quý vị sẽ được xóa khi không còn cần thiết cho việc giải quyết đơn xin cấp thị thực nữa. Thông thường, dữ liệu sẽ được xóa 2 năm sau khi hoàn thành việc giải quyết đơn cấp thị thực, nhưng muộn nhất là 5 năm sau khi có quyết định có hiệu lực về đơn xin cấp thị thực.

Ai tiếp nhận dữ liệu của tôi?

Dữ liệu của quý vị chỉ được chuyển cho bên thứ ba, nếu việc đó cần thiết để thực hiện đúng quy trình xét cấp thị thực. Trong quá trình giải quyết đơn xin cấp thị thực, dữ liệu cá nhân của quý vị có thể  được chuyển đến các cơ quan nội địa có thẩm quyền của Đức, các phòng thị thực có thẩm quyền của các nước thành viên Schengen khác hoặc các cơ quan có thẩm quyền nơi quý vị thường trú. Việc chuyển dữ liệu cho người nhận bên ngoài Liên minh Châu Âu chỉ diễn ra khi việc này phù hợp với quy định tại chương V của DSGVO. 

Nếu một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài được ủy quyền thực hiện các bước thủ tục riêng lẻ trong quy trình xét cấp thị thực, dữ liệu của quý vị sẽ được đơn vị này thu thập hoặc được chuyển cho đơn vị này nếu các dữ liệu đó cần thiết cho quy trình xét cấp thị thực. Nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài được ủy quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ xin cấp thị thực và chuyển tiếp đến Đại sứ quán Đức hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức. 

Với tư cách là đơn vị xử lý dữ liệu được ủy quyền theo điều 28 DSGVO, nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài sẽ xử lý dữ liệu cá nhân theo ủy quyền của Bộ Ngoại giao Đức. Bộ Ngoại giao Đức vẫn là cơ quan chịu trách nhiệm đối với việc xử lý dữ liệu (tên đơn vị chịu trách nhiệm và thông tin liên hệ có tại mục 1). Đơn vị xử lý dữ liệu được ủy quyền đảm bảo rằng dữ liệu của quý vị được xử lý phù hợp với các yêu cầu của BSGVO và BDSG và các quyền lợi của quý vị được bảo vệ. Vì mục đích này, Bộ Ngoại giao Đức đã ký kết hợp đồng với đơn vị xử lý dữ liệu được ủy quyền, trong đó nêu rõ các yêu cầu tại điều 28 khoản 3 BSGVO và đảm bảo việc xử lý cẩn trọng dữ liệu của quý vị.

Những dữ liệu cá nhân của quý vị được yêu cầu trong đơn xin cấp thị thực Schengen (thị thực loại C), bao gồm ảnh, dấu vân tay và các thông tin liên quan đến quyết định về đơn xin cấp thị thực của quý vị hoặc quyết định hủy bỏ, thu hồi hoặc gia hạn thị thực, sẽ được nhập vào Hệ thống thông tin thị thực (VIS) và lưu trữ tại đó trong tối đa 5 năm. 

Trong thời gian 5 năm này, các cơ quan cấp thị thực, cơ quan chịu trách nhiệm kiểm soát thị thực tại biên giới khối Schengen và trong các quốc gia thành viên Schengen, cơ quan quản lý nhập cư và tị nạn tại các quốc gia thành viên Schengen có quyền truy cập vào những dữ liệu này để xác minh xem các điều kiện nhập cảnh và cư trú hợp pháp trên lãnh thổ các quốc gia thành viên có được đáp ứng hay không, xác định những người không đáp ứng hoặc không còn đáp ứng các điều kiện này, xét đơn xin tị nạn và xác định cơ quan nào có thẩm quyền xét đơn.

Dưới một số điều kiện nhất định, các cơ quan được chỉ định của các quốc gia thành viên và Europol cũng có quyền truy cập vào những dữ liệu này để phòng ngừa, phát hiện và điều tra các tội phạm khủng bố và tội phạm nghiêm trọng khác. Cơ quan có thẩm quyền của Đức về xử lý dữ liệu là: Cơ quan Hành chính liên bang (Bundesverwaltungsamt), D-50728 Köln, eu-zentrale-services@bva.bund.de .

Việc xử lý dữ liệu trong Hệ thống thông tin thị thực (VIS) được thực hiện với sự phối hợp của Bộ Ngoại giao Đức. Cơ quan Hành chính liên bang và Bộ Ngoại giao Đức đã ký kết thỏa thuận về việc cùng chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân theo điều 26 Nghị định (EU) 2016/679 (DSGVO).

Đơn đề nghị cung cấp thông tin về những dữ liệu liên quan tới quý vị được lưu trữ trong Hệ thống thông tin thị thực (VIS) và quốc gia thành viên Schengen đã chuyển những dữ liệu đó đến VIS có thể được gửi đến Cơ quan Hành chính liên bang.

Tôi có thể thực thi những quyền bảo vệ dữ liệu nào với tư cách là chủ thể dữ liệu?

Nếu đáp ứng các điều kiện, thì với tư cách là chủ thể dữ liệu quý vị có các quyền sau đây:

• Quyền được cung cấp thông tin (điều 15 DSGVO)

• Quyền đính chính (điều 16 DSGVO)

• Quyền xóa dữ liệu (điều 17 DSGVO)

• Quyền hạn chế xử lý dữ liệu (điều 18 DSGVO)

• Quyền chuyển dữ liệu (điều 20 DSGVO)

• Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu (điều 21 DSGVO)

Tôi có thể khiếu nại ở đâu?

Quý vị có quyền khiếu nại với cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Cơ quan có thẩm quyền giám sát Bộ Ngoại giao Đức và các Cơ quan đại diện CHLB Đức tại nước ngoài là:

Ủy viên Liên bang về Bảo vệ dữ liệu và Tự do thông tin, Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn, Đức, Điện thoại: +49 228-997799-0, poststelle@bfdi.bund.de , www.bfdi.bund.de