Trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ hộ tịch Việt Nam, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thẩm tra giấy tờ. Một cá nhân không thể đề nghị thẩm tra giấy tờ. Do vậy Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán chỉ trao đổi thông tin với cơ quan đề nghị, mong Quý vị thông cảm!

Ngoài ra, Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán bảo lưu quyền gửi trả lại hồ sơ đề nghị thẩm tra trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót. Trong trường hợp này cần phải gửi lại hồ sơ đề nghị mới.

Thẩm quyền giải quyết:

Đại sứ quán Đức tại Hà Nội phụ trách việc thẩm tra giấy tờ có nguồn gốc từ các tỉnh, thành sau đây của Việt Nam:

Bắc Giang (trước đây là Hà Bắc), Bắc Kạn (trước đây là Bắc Thái), Bắc Ninh (trước đây là Hà Bắc), Cao Bằng, Hà Giang, Hà Nam (trước đây là Hà Nam Ninh), Hà Nội, Hà Tây (trước đây là Hà Sơn Bình), Hà Tĩnh (trước đây là Nghệ Tĩnh), Hải Dương (trước đây là Hải Hưng), Hải Phòng, Hòa Bình (trước đây là Hà Sơn Bình), Hưng Yên (trước đây là Hải Hưng), Lai Châu, Lạng Sơn, Lào Cai, Nam Định (trước đây là Hà Nam Ninh), Nghệ An (trước đây là Nghệ Tĩnh), Ninh Bình (trước đây là Hà Nam Ninh), Phú Thọ (trước đây là Vĩnh Phú), Quảng Bình, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên (trước đây là Bắc Thái), Thanh Hóa, Thừa Thiên – Huế, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Yên Bái

Tổng Lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh phụ trách việc thẩm tra giấy tờ có nguồn gốc từ các tỉnh, thành sau đây của Việt Nam:

An Giang, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bạc Liêu, Bến Tre, Bình Định, Bình Dương, Bình Phước, Bình Thuận, Cà Mau, Cà Mau,  Đà Nẵng, Đắk Lắk, Đắk Nông, Đồng Nai (tên gọi cũ: Hố Nai), Đồng Tháp, Gia Lai, Hậu Giang (Phong Dinh), Thành phố Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Kiên Giang, Kon Tum, Lâm Đồng, Long An, Ninh Thuận, Phú Yên, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Sóc Trăng, Tây Ninh, Tiền Giang, Trà Vinh, Vĩnh Long.

Hồ sơ đề nghị thẩm tra có thể được gửi qua đường túi thư ngoại giao của Bộ Ngoại giao theo địa chỉ sau đây:

Bộ Ngoại giao

Đại sứ quán tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Thành phố Hồ Chí Minh

Kurstraße 36

10117 Berlin

Chỉ các cơ quan chức năng được phép sử dụng túi thư ngoại giao.

Các giấy tờ cần thiết cho việc thẩm tra giấy tờ:

• Bản chính hoặc bản sao/bản trích lục do cơ quan hộ tịch cấp, kèm theo bản dịch tiếng Đức.
• Bản photo thường hoặc bản sao công chứng của giấy tờ không được chấp nhận!
• Giấy ủy quyền cho luật sư được điền đầy đủ, có công chứng chữ ký của người sở hữu giấy tờ. Việc công chứng chữ ký có thể được thực hiện tại cơ quan đề nghị thẩm tra hoặc tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán – trong trường hợp người sở hữu giấy tờ đang cư trú tại Việt Nam. Bằng giấy ủy quyền cho luật sư, người sở hữu giấy tờ đồng ý với việc thẩm tra nội dung và hình thức của giấy tờ. Địa chỉ đăng ký thường trú cuối cùng và địa chỉ sinh sống thực tế tại Việt Nam nhất thiết phải được ghi rõ (bằng tiếng Việt)!

Quan trọng: Quý vị cần cung cấp thông tin địa chỉ chi tiết. ÍT NHẤT phải nêu số nhà, tên đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Ảnh chụp màn hình, chẳng hạn từ Google Maps, hiển thị khu vực xung quanh địa chỉ của người sở hữu giấy tờ cũng hữu ích trong trường hợp không thể cung cấp số nhà và tên đường/phố.

• Bản sao hộ chiếu của người sở hữu giấy tờ, trong trường hợp cần thiết (đặc biệt là khi thẩm tra Giấy chứng nhận độc thân) cần nộp thêm một bản sao Sổ hộ khẩu hoặc Giấy xác nhận thông tin về cư trú do Cơ quan Công an cấp để đối chiếu thông tin.

Sổ hộ khẩu là một loại sổ đăng ký thường trú và chỉ được cấp cho những người có đăng ký thường trú tại Việt Nam. Sau khi vận hành Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, kể từ ngày 01/07/2022, cơ quan chức năng Việt Nam không cấp mới sổ hộ khẩu nữa. Sổ hộ khẩu cũ chỉ có giá trị đến hết ngày 31/12/2022.

• Giấy cam kết chi trả các loại phí, lệ phí của cơ quan đề nghị thẩm tra. Cơ quan đề nghị thẩm tra có thể yêu cầu người sở hữu giấy tờ chi trả khoản phí này và đề nghị người đó đặt cọc trước. Cơ quan đề nghị thẩm tra sẽ nhận được hóa đơn kèm theo báo cáo thẩm tra của Đại sứ quán.

Khi Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán nhận được văn bản đề nghị và có sự nhất trí của cơ quan đề nghị thẩm tra, đương sự có thể nộp tất cả các giấy tờ cần thiết cho việc thẩm tra tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.

Người đến nộp giấy tờ phải đặt hẹn trước với Đại sứ quán Đức tại Hà Nội và Tổng Lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh. Khi nộp hồ sơ cần cung cấp các giấy tờ/thông tin sau đây để xác định đúng hồ sơ:

• Họ tên đầy đủ, ngày sinh của người sở hữu giấy tờ,
• Tên cơ quan có thẩm quyền của Đức đề nghị việc thẩm tra,
• Mã số hồ sơ thẩm tra giấy tờ (nếu đã biết).

Lệ phí

Lệ phí cho mỗi hồ sơ đề nghị (cho một người và một loại giấy tờ):

1) Giấy tờ và nơi đăng ký cư trú CHỈ tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (bao gồm 3 Euro cước chuyển phát bưu điện)

• 193 Euro cho việc thẩm tra một loại giấy tờ
• 293 Euro cho việc thẩm tra hai loại giấy tờ
• 368 Euro cho việc thẩm tra ba loại giấy tờ
• 443 Euro cho việc thẩm tra bốn loại giấy tờ

 2) Giấy tờ và nơi đăng ký cư trú NGOÀI khu vực Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (bao gồm 3 Euro cước chuyển phát bưu điện)

• 263 Euro cho việc thẩm tra một loại giấy tờ
• 383 Euro cho việc thẩm tra hai loại giấy tờ
• 483 Euro cho việc thẩm tra ba loại giấy tờ
• 583 Euro cho việc thẩm tra bốn loại giấy tờ

Văn bản mẫu:

Mẫu giấy ủy quyền cho luật sư có thể được tải về từ trang web của Đại sứ quán: Link