Chào mừng Quý vị đến với trang web của Bộ Ngoại giao Đức!

Thẩm tra giấy tờ hộ tịch theo yêu cầu của cơ quan chức năng

Various stamps on a rack

Authentication, © Photothek.de

Bài viết

Trong trường hợp mất giấy tờ bản gốc thất lạc sổ đăng ký gốc mà có thể chứng minh được (ví dụ: do chiến tranh hoặc thiên tai), thì người sở hữu giấy tờ có thể xin đăng ký lại. Thông thường việc đăng ký lại được thực hiện dựa trên bản sao giấy tờ bị thất lạc, sổ hộ khẩu, chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ đảng, lời khai của người làm chứng, v.v. do đương sự nộp.

Khi tiến hành đăng ký lại không thể loại trừ hoàn toàn khả năng việc đăng ký ban đầu bị giả mạo.

Các giấy tờ được cấp theo thủ tục đăng ký lại trong các trường hợp trước đây có đóng dấu „Đăng ký lại“. Các giấy tờ mới hơn không còn ghi chú thích này. Tuy nhiên có thể so sánh ngày diễn ra sự kiện hộ tịch với ngày đăng ký để xác định xem một giấy tờ có được đăng ký lại hay không.

Trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thẩm tra giấy tờ. Một cá nhân không thể đề nghị thẩm tra giấy tờ. Vì vậy, mong Quý vị thông cảm khi Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán chỉ trao đổi với cơ quan đề nghị.

Ngoài ra, các cơ quan đại diện bảo lưu quyền gửi trả lại hồ sơ đề nghị thẩm tra trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ và/hoặc có sai sót. Trong trường hợp này cần phải gửi lại hồ sơ đề nghị mới.

Thẩm quyền giải quyết:

Đại sứ quán Đức tại Hà Nội phụ trách việc thẩm tra giấy tờ có nguồn gốc từ các tỉnh, thành sau đây của Việt Nam:

Bắc Giang (trước đây là Hà Bắc), Bắc Kạn (trước đây là Bắc Thái), Bắc Ninh (trước đây là Hà Bắc), Cao Bằng, Hà Giang, Hà Nam (trước đây là Hà Nam Ninh), Hà Nội, Hà Tây (trước đây là Hà Sơn Bình), Hà Tĩnh (trước đây là Nghệ Tĩnh), Hải Dương (trước đây là Hải Hưng), Hải Phòng, Hòa Bình (trước đây là Hà Sơn Bình), Hưng Yên (trước đây là Hải Hưng), Lai Châu, Lạng Sơn, Lào Cai, Nam Định (trước đây là Hà Nam Ninh), Nghệ An (trước đây là Nghệ Tĩnh), Ninh Bình (trước đây là Hà Nam Ninh), Phú Thọ (trước đây là Vĩnh Phú), Quảng Bình, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên (trước đây là Bắc Thái), Thanh Hóa, Thừa Thiên – Huế, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Yên Bái

Tổng Lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh phụ trách việc thẩm tra giấy tờ có nguồn gốc từ các tỉnh, thành sau đây của Việt Nam:

An Giang, Đắk Lắk, Ninh Thuận, Bà Rịa – Vũng Tàu, Đắk Nông, Phú Yên, Bạc Liêu, Đồng Nai (tên gọi cũ: Hố Nai), Quảng Nam, Bến Tre, Đồng Tháp, Quảng Ngãi, Bình Định, Gia Lai, Sóc Trăng, Bình Dương, Hậu Giang (Phong Dinh), Tây Ninh, Bình Phước, Khánh Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Thuận, Kiên Giang, Tiền Giang, Cà Mau, Kon Tum, Trà Vinh, Cần Thơ, Lâm Đồng, Vĩnh Long, Đà Nẵng, Long An

Hồ sơ đề nghị thẩm tra có thể được gửi qua đường túi thư ngoại giao của Bộ Ngoại giao theo địa chỉ sau đây:

Bộ Ngoại giao

Đại sứ quán tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Thành phố Hồ Chí Minh

Kurstraße 36

10117 Berlin

Chỉ các cơ quan chức năng được phép sử dụng túi thư ngoại giao.

Các giấy tờ cần thiết cho việc thẩm tra giấy tờ:

  • Bản chính hoặc bản sao/bản trích lục do cơ quan hộ tịch cấp, kèm theo bản dịch tiếng Đức. Bản photo thường hoặc bản sao công chứng của giấy tờ không được chấp nhận!
  • Giấy ủy quyền cho luật sư được điền đầy đủ, có công chứng chữ ký của người sở hữu giấy tờ. Việc công chứng chữ ký có thể được thực hiện tại cơ quan đề nghị thẩm tra hoặc tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán – trong trường hợp người sở hữu giấy tờ đang cư trú tại Việt Nam. Bằng giấy ủy quyền cho luật sư, người sở hữu giấy tờ đồng ý với việc thẩm tra nội dung và hình thức của giấy tờ. Địa chỉ đăng ký thường trú cuối cùng và địa chỉ sinh sống thực tế tại Việt Nam nhất thiết phải được ghi rõ (bằng tiếng Việt)!
  • Bản sao hộ chiếu của người sở hữu giấy tờ, trong trường hợp cần thiết (đặc biệt là khi thẩm tra Giấy chứng nhận độc thân) cần nộp thêm một bản sao Sổ hộ khẩu để đối chiếu thông tin. Sổ hộ khẩu là một loại sổ đăng ký thường trú và chỉ được cấp cho những người có đăng ký thường trú tại Việt Nam. Sau khi vận hành Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, kể từ ngày 01/07/2022, cơ quan chức năng Việt Nam không cấp mới sổ hộ khẩu nữa. Sổ hộ khẩu cũ vẫn được sử dụng và có giá trị đến hết ngày 31/12/2022.
  • Giấy cam kết chi trả các loại phí, lệ phí của cơ quan đề nghị thẩm tra. Cơ quan đề nghị thẩm tra có thể yêu cầu người sở hữu giấy tờ chi trả khoản phí này và đề nghị người đó đặt cọc trước. Cơ quan đề nghị thẩm tra sẽ nhận được hóa đơn kèm theo báo cáo thẩm tra của Đại sứ quán.

Khi Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán nhận được văn bản đề nghị có sự nhất trí của cơ quan đề nghị thẩm tra, đương sự có thể nộp tất cả các giấy tờ cần thiết cho việc thẩm tra tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.

Người đến nộp giấy tờ phải đặt hẹn trước với Đại sứ quán Đức tại Hà Nội và Tổng Lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh. Khi nộp hồ sơ cần cung cấp các giấy tờ/thông tin sau đây để xác định đúng hồ sơ:

  • Họ tên đầy đủ, ngày sinh của người sở hữu giấy tờ,
  • Tên cơ quan có thẩm quyền của Đức đề nghị việc thẩm tra,
  • Mã số hồ sơ thẩm tra giấy tờ (nếu đã biết).

Lệ phí

Lệ phí cho mỗi hồ sơ đề nghị (cho một người và một loại giấy tờ):

1) Giấy tờ và nơi đăng ký lưu trú CHỈ tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (bao gồm 3 Euro cước chuyển phát bưu điện)

193 Euro cho việc thẩm tra một loại giấy tờ

293 Euro cho việc thẩm tra hai loại giấy tờ

368 Euro cho việc thẩm tra ba loại giấy tờ

443 Euro cho việc thẩm tra bốn loại giấy tờ

2) Giấy tờ và nơi đăng ký lưu trú NGOÀI khu vực Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (bao gồm 3 Euro cước chuyển phát bưu điện)

263 Euro cho việc thẩm tra một loại giấy tờ

383 Euro cho việc thẩm tra hai loại giấy tờ

483 Euro cho việc thẩm tra ba loại giấy tờ

583 Euro cho việc thẩm tra bốn loại giấy tờ

Văn bản mẫu:

Mẫu giấy ủy quyền cho luật sư có thể được tải về từ trang web của Đại sứ quán: Link

Quay về đầu trang