Thông thường, các giấy tờ Việt Nam (như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, quyết định ly hôn) cần được hợp pháp hóa để có thể sử dụng tại các cơ quan có thẩm quyền của Đức. Tuy nhiên, để tránh mất công vô ích, quý vị nên tìm hiểu trước xem cơ quan có thẩm quyền tại Đức có nhất thiết yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ hay không.

Để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ gốc hoặc bản sao từ sổ đăng ký hộ tịch (không phải bản copy công chứng) / trích lục từ sổ đăng ký hộ tịch phải được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận lãnh sự trước. Địa chỉ của các cơ quan này như sau:

Cục Lãnh sự

Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, Vietnam

Điện thoại: (+84 24) 3.7993125

Fax: (+84 24) 3.8236928

Email: cls.mfa@mofa.gov.vn.

Website: https://lanhsuvietnam.gov.vn

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

6 Alexandre de Rhodes

Bến Nghé, Quận 1

Thành phố Hồ Chí Minh

Phone: (+84 28) 38224224

Fax: (+84 28) 38251436

Mail: banbientap@mofahcm.gov.vn

Địa chỉ liên lạc và thông tin về thủ tục chứng nhận lãnh sự Quý vị có thể tham khảo trên trang Web của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam: Link

Ngoài các địa chỉ nêu trên, không có thông tin về địa chỉ liên hệ khác. Do điều kiện hạn hẹp nên về nguyên tắc Cơ quan đại diện của Đức tại nước ngoài không thực hiện việc xin chứng nhận lãnh sự thay cho quý vị. 

Sau khi đã chứng nhận lãnh sự, quý vị có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác nộp  giấy tờ tại Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh để làm thủ tục hợp pháp hóa. Đề nghị quý vị nộp kèm theo bản dịch tiếng Đức của giấy tờ cần hợp pháp hóa.

Đại sứ quán tại Hà Nội hợp pháp hóa các giấy tờ được cấp tại các tỉnh, thành sau đây:

Bắc Giang (trước đây là Hà Bắc), Bắc Kạn (trước đây là Bắc Thái), Bắc Ninh (trước đây là Hà Bắc), Cao Bằng, Hà Giang, Hà Nam (trước đây là Hà Nam Ninh), Hà Nội, Hà Tây (trước đây là Hà Sơn Bình), Hà Tĩnh (trước đây là Nghệ Tĩnh), Hải Dương (trước đây là Hải Hưng), Hải Phòng, Hòa Bình (trước đây là Hà Sơn Bình), Hưng Yên (trước đây là Hải Hưng), Lai Châu, Lạng Sơn, Lào Cai, Nam Định (trước đây là Hà Nam Ninh), Nghệ An (trước đây là Nghệ Tĩnh), Ninh Bình (trước đây là Hà Nam Ninh), Phú Thọ (trước đây là Vĩnh Phú), Quảng Bình, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên (trước đây là Bắc Thái), Thanh Hóa, Thừa Thiên – Huế, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Yên Bái

Tổng Lãnh sự quán tại thành phố Hồ Chí Minh hợp pháp hóa các giấy tờ được cấp tại các tỉnh, thành sau đây:

An Giang, Đắk Lắk, Ninh Thuận, Bà Rịa – Vũng Tàu, Đắk Nông, Phú Yên, Bạc Liêu, Đồng Nai (tên gọi cũ: Hố Nai), Quảng Nam, Bến Tre, Đồng Tháp, Quảng Ngãi, Bình Định, Gia Lai, Sóc Trăng, Bình Dương, Hậu Giang (Phong Dinh), Tây Ninh, Bình Phước, Khánh Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Thuận, Kiên Giang, Tiền Giang, Cà Mau, Kon Tum, Trà Vinh, Cần Thơ, Lâm Đồng, Vĩnh Long, Đà Nẵng, Long An

Trường hợp đặc biệt đối với các giấy tờ đăng ký lại:

Trong trường hợp mất giấy chứng nhận bản gốc và thất lạc sổ đăng ký gốc mà có thể chứng minh được (ví dụ: do chiến tranh hoặc thiên tai) người sở hữu giấy tờ có thể xin đăng ký lại. Thông thường việc đăng ký lại được thực hiện dựa trên bản sao giấy tờ bị thất lạc, sổ hộ khẩu, chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ đảng, lời khai của người làm chứng, v.v. do đương sự nộp.

Các giấy tờ được cấp theo thủ tục đăng ký lại trong các trường hợp trước đây có đóng dấu „Đăng ký lại“. Các giấy tờ mới hơn không còn ghi chú thích này. Tuy nhiên có thể so sánh ngày diễn ra sự kiện hộ tịch với ngày đăng ký để xác định xem một giấy tờ có được đăng ký lại hay không.

Thẩm tra giấy tờ:

Trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thẩm tra giấy tờ. Một cá nhân không thể đề nghị thẩm tra giấy tờ. Quý vị có thể tham khảo thông tin chi tiết về thủ tục thẩm tra giấy tờ trên trang web của các Cơ quan đại diện của Đức: Link

Lưu ý bổ sung đối với giấy tờ Việt Nam

Giấy khai sinh:

 „Đăng ký trễ“ hoặc „Đăng ký quá hạn“:

Việc đăng ký khai sinh trễ hoặc đăng ký khai sinh quá hạn có nghĩa là trên giấy khai sinh có ghi chú đăng ký trễ hoặc đăng ký quá hạn và/hoặc việc khai sinh cho đương sự không được đăng ký trong sổ đăng ký khai sinh năm người đó sinh mà trong sổ khai sinh của một năm khác (ví dụ: năm sinh = 1984 / năm đăng ký = 1988).

 „Đăng ký lại“:

Việc đăng ký lại khai sinh có nghĩa là trên giấy khai sinh có ghi chú đăng ký lại và/hoặc việc đăng ký được thực hiện muộn hơn rất nhiều so với năm sinh của đương sự (ví dụ: năm sinh = 1984 / năm đăng ký = 2009).

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Kể từ ngày 01/01/2016 cơ quan chức năng Việt Nam sử dụng một mẫu giấy xác nhận thống nhất cho công dân Việt Nam sống tại Việt Nam và nước ngoài. Từ ngày 16/07/2020 có mẫu mới cho giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Tuy nhiên không loại trừ trường hợp vẫn có cán bộ tư pháp hộ tịch sử dụng mẫu giấy xác nhận cũ được áp dụng cho đến ngày 15/07/2020.

Thời gian xác nhận trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

• Giấy xác nhận phải khẳng định tình trạng độc thân của đương sự vào thời điểm cấp giấy hoặc vào thời điểm xuất cảnh khỏi Việt Nam.
• Trong trường hợp đương sự đã ly hôn hoặc góa vợ, góa chồng thì giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải xác nhận tình trạng độc thân của đương sự từ ngày ly hôn hoặc ngày mất của vợ/chồng đến ngày cấp hoặc ngày đương sự xuất cảnh khỏi Việt Nam.
• Hồ sơ xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cần được nộp tại Ủy ban nhân dân nơi thường trú. Trong trường hợp đương sự từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau thì phải chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại các địa phương đó (trình xác nhận của Ủy ban nhân dân nơi từng đăng ký thường trú). Nếu đương sự không chứng minh được thì Ủy ban nhân dân nơi đang thường trú sẽ liên hệ với Ủy ban nhân dân nơi đương sự từng đăng ký thường trú để xác minh. Sau khi xác minh xong, Ủy ban nhân dân nơi đang thường trú cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đương sự. Thời gian cư trú trước đây của đương sự tại các địa phương khác không cần phải ghi trong giấy xác nhận.
• Theo thủ tục nêu trên thì Ủy ban nhân dân nơi đang thường trú/nơi thường trú cuối tại Việt Nam có thể cấp một giấy xác nhận tình trạng hôn nhân duy nhất cho toàn bộ thời gian tới ngày xác nhận, ngay cả khi đương sự trước đó từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau.

Thời hạn sử dụng của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng tính từ ngày cấp. Các giấy xác nhận đã hết hạn phải được thay thế bằng các giấy mới còn thời hạn sử dụng. Thông thường các cơ quan chức năng Việt Nam chỉ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới khi đương sự nộp lại bản chính của giấy cũ. Trong trường hợp cần đổi lại, đương sự có thể xin nhận lại giấy cũ tại cơ quan đề nghị thẩm tra của Đức hoặc Đại sứ quán.

Các giấy tờ hộ tịch khác:

Giấy chứng nhận kết hôn
Trong trường hợp ly hôn, giấy chứng nhận kết hôn sẽ được thu hồi, tuy nhiên việc này không được thực hiện trong tất cả các trường hợp. Vì vậy người đã ly hôn thường không thể nộp giấy chứng nhận kết hôn bản gốc.

Quyết định công nhận thuận tình ly hôn / Bản án hôn nhân gia đình

Lưu ý: Cần nộp bản án/quyết định đầy đủ, không nộp bản trích lục.

Giấy chứng tử

Quý vị chỉ có thể nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo hẹn đặt trước.

Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự từ ngày 01/10/2021 là 29,27 Euro/1 giấy tờ (trả tiền mặt bằng tiền đồng Việt Nam theo tỷ giá vào thời điểm thanh toán).

Để biết thông tin về lệ phí chứng nhận lãnh sự, Quý vị cần liên hệ với cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.