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Unternehmensinterner Transfer von Arbeitnehmern (ICT-Karte)

Menschen verschiedener Nationen halten eine Weltkugel.

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Artikel

Wenn Sie für einen begrenzten Zeitraum in der deutschen Niederlassung Ihres Arbeitgebers tätig werden sollen, finden Sie hier die Informationen zum Visum.

Allgemeine Informationen

Eine ITC-Karte können Führungskräfte, Spezialistinnen bzw. Spezialisten und Trainees erhalten, die für mehr als 90 Tage an die deutsche Niederlassung/den deutschen Unternehmensteil ihres Arbeitsgebers abgeordnet werden.

Ausführliche Informationen finden Sie hier:

Bundesagentur für Arbeit: ICT und Internationaler Personalaustausch

Make it in Germany: Unternehmensinterner Transfer (ICT Karte)

Vorzulegende Unterlagen

In Ihrem Antragsformular geben Sie alle Informationen zu Ihrer Einreise und Ihrem Aufenthalt in Deutschland an. Bitte füllen Sie dieses Formular vollständig aus, drucken Sie es und unterschreiben Sie es selbst.

Link zum Formular „VIDEX

Zwei aktuelle biometrische Passfotos (45mm x 35mm)

Informationen zu biometrischen Passfotos finden Sie hier: Fotomustertafel.

Kleben Sie nur ein Passfoto auf das Antragsformular auf und legen Sie das zweite lose bei.

Das Dokument muss noch mindestens zwei freie Seiten haben (bei einer positiven Entscheidung wird hier später Ihr Visum eingeklebt).

Bitte legen Sie folgende Unterlagen im Original mit je einer einfachen Kopie vor, fertigen Sie also einen kompletten Satz mit Fotokopien der Antragsunterlagen. Die Originale erhalten Sie nach Abschluss der Bearbeitung zurück.

Alle Unterlagen, die nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sind, müssen zusammen mit einer Übersetzung eingereicht werden.

Sortieren Sie die Sätze in nachfolgender Reihenfolge:

Tabellarischer und lückenloser Lebenslauf, insbesondere mit Darstellung der bisherigen Ausbildung und ggf. Berufstätigkeit

Der Arbeitsvertrag muss Einzelheiten zu Ort, Art, Entgelt und zu sonstigen Arbeitsbedingungen für die Dauer des unternehmensinternen Transfers enthalten. Er muss zudem nachweisen, dass Sie nach Ende des unternehmensinternen Transfers in die Niederlassung oder den Unternehmensteil zurückkehren können, der Sie entsandt hat.

Der Arbeitsvertrag muss zudem mindestens 6 Monate vor dem Beginn des unternehmensinternen Transfers geschlossen worden sein und bis zum Ende des Transfers ununterbrochen gültig sein.

Ein Entsendungsschreiben ist erforderlich, wenn der Transfer an die deutsche Niederlassung des Unternehmens/ der Unternehmensgruppe nicht im Arbeitsvertrag geregelt ist.

a) Führungskräfte

Nachweis, dass Sie mit der Leitung und Steuerung des Unternehmens oder Unternehmensteils in Deutschland oder einer Abteilung oder Unterabteilung betraut werden

b) Spezialistinnen und Spezialisten

Nachweis, dass Sie spezielle Fachkenntnisse haben, die für den deutschen Unternehmensteil wesentlich sind und angemessene Berufserfahrung haben

c) Trainees

Nachweis, dass Sie ein Trainee-Programm absolvieren, für das Sie entlohnt werden und das Ihrer beruflichen Entwicklung oder Fortbildung dient.

Versicherungsschutz ab dem Tag der Einreise für mindestens drei Monate ist erst vorzulegen, wenn das Visum ausgestellt werden kann. Sie werden von der Visastelle telefonisch benachrichtigt.

Sollte Ihr Arbeitgeber bereits vor Beginn des Visumverfahrens die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit oder der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschland eingeholt haben, verkürzt sich die Bearbeitungszeit in der Auslandsvertretung wesentlich.

Die Vorabzustimmung muss im Original vorgelegt werden.

Ausnahme: Ist auf der Vorabzustimmung eine AZR-Nummer angegeben, ist eine Kopie ausreichend.

In Einzelfällen ist es möglich, dass wir von Ihnen weitere Unterlagen benötigen, um Ihren Antrag abschließend prüfen zu können.

Bitte beachten Sie: Bei Antragstellenden ab 45 Jahren muss eine angemessene Altersvorsorge nachgewiesen werden. Legen Sie bereits bei Antragstellung geeignete Nachweise zur Alterssicherung vor (z. B. Immobilien, Wertpapiere, Versicherungen etc.)

Terminvereinbarung

Sie müssen die Antragsunterlagen persönlich abgeben. Bitte beachten Sie, dass die Antragsabgabe für diese Kategorie nur über den externen Dienstleister VFS möglich ist.

Falls Sie als Fachkraft gemeinsam mit Ihren Familienangehörigen nach Deutschland ziehen möchten, kann Ihre Familie ihre Visa zum zeitgleichen Familiennachzug gemeinsam mit Ihnen beantragen. Eine separate Terminvereinbarung bei der Botschaft Hanoi oder dem Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt ist nicht nötig.

Gebühren

Die Visumgebühr beträgt 75 Euro, zahlbar in vietnamesischen Dong.

Informationen zur Service-Gebühr von VFS finden Sie hier

Die Firma VFS Global hat nach erfolgreichem Abschluss eines in Berlin geführten regionalen Vergabeverfahrens für Südostasien/Ostasien am 15.06.2018 die Dienstleistungskonzession für die Auslagerung der Visumantragsannahme u.a. an den beiden deutschen Auslandsvertretungen Hanoi und Ho-Chi-Minh-Stadt in Vietnam erhalten.

Für Vietnam wurde die Einrichtung von zwei Visa-Annahmezentren, in Hanoi und Ho-Chi-Minh-Stadt, beschlossen.

Die Firma VFS Global arbeitet bereits seit geraumer Zeit mit verschiedenen anderen Schengen-Mitgliedstaaten, u.a. Finnland, Österreich und Belgien, in Vietnam zusammen und übernimmt für diese Staaten die Visumantragsannahme. VFS Global ist damit ein etablierter, professioneller und erfahrener Partner auch für Deutschland.

Zunächst einmal ist der gesamte Prozess der Annahme, Weiterleitung der Anträge an die Auslandsvertretung und Rückgabe von Visumanträgen und -unterlagen umfasst, also übernimmt der externe Dienstleister:

  • allgemeine Informationserteilung;
  • Terminvergabe zur Antragstellung;
  • Entgegennahme und Vollständigkeitsprüfung der Antragsunterlagen;
  • Eingabe der Antragstellerdaten in das Online-Antragsformular VIDEX;
  • Erfassung der biometrischen Daten (Fingerabdrücke, Fotos);
  • Gebührenannahme;
  • Weiterleitung von Antragsunterlagen und -daten sowie Gebühren an die Visastelle der zuständigen deutschen Auslandsvertretung;
  • Passrückgabe.

Darüber hinaus kann der externe Dienstleister je nach Erfordernis der jeweiligen Auslandsvertretung weitere freiwillige, aber kostenpflichtige Dienstleistungen anbieten (z.B. Fotokopien, Übersetzungsservice, Premium- und VIP-Services).

  1. Keine Wartezeiten! VFS Global ist vertraglich verpflichtet, jedem Antragsteller innerhalb von zwei Tagen einen Termin anzubieten. Die Wartezeit bis zur Antragstellung beträgt deshalb auch maximal zwei Tage. Zusätzlich ist die Möglichkeit einer sog. „Walk-in-Antragstellung“ gegeben, das heißt, dass auch ohne Termin eine Vorsprache innerhalb der Öffnungszeiten des jeweiligen Visa-Annahmezentrums von VFS Global erfolgen kann. Hier kann es dann zu geringfügigen Wartezeiten im Annahmezentrum selbst kommen, bis der nächste freie VFS-Mitarbeiter für Walk-in-Kunden verfügbar ist. Vorab gebuchte Termine haben dabei immer Vorrang vor der Bedienung von Walk-in-Kunden.
  2. Verbesserter Kundenservice! VFS Global bietet einen umfassenden Rundum-Service für Visumantragsteller, der in der Form den deutschen Auslandsvertretungen aus Kapazitätsgründen nicht möglich war. VFS Global berät interessierte Antragsteller durch telefonische Hotline und per E-Mail jeweils auf Englisch und Vietnamesisch sowie umfassend auf der eigens eingerichteten Website. Zudem gibt es verschiedene Service-Leistungen, siehe unten.

Schritt 1: Informieren Sie sich auf der Website von VFS Global über die verschiedenen Visumkategorien und die jeweils einschlägigen Visumbestimmungen. Bei Fragen können Sie sich an den Kundenservice von VFS Global wenden (per Telefonhotline: 0084 28 3521 2002 auf Englisch und Vietnamesisch oder per E-Mail).

Schritt 2: Buchen Sie sich einen Termin zur Antragsannahme in einem der VFS-Annahmezentren in Vietnam – unabhängig von Ihrem Wohnort in Vietnam.

Schritt 3: Erscheinen Sie pünktlich (Kulanz von +15 Minuten maximal!) zu Ihrem Termin im VFS-Annahmezentrum mit allen notwendigen Antragsunterlagen, die Sie in Schritt 1 ermittelt haben. Nach Eintreffen im Visum-Annahmezentrum wird zunächst Ihr Antrag von einem VFS-Mitarbeiter erfasst. Die Erfassung beinhaltet die Entgegennahme und Vollständigkeitsprüfung der Antragsunterlagen sowie die Eingabe der Antragstellerdaten in das Online-Antragsformular VIDEX. Danach werden Ihre biometrischen Daten (Passfoto und Fingerabdrücke) erfasst. Anschließend muss jeder Antragsteller die VFS-Service-Gebühr sowie zusätzlich die einschlägige Visumgebühr, jeweils zahlbar in VND zum am Tag der Zahlung gültigen Wechselkurs (Möglichkeit von Bar-Zahlung oder Unbar-Zahlung), für den Antrag entrichten.

Daneben können Sie zusätzliche von VFS Global angebotene Service-Leistungen, die Sie bei Ihrer Visumantragstellung unterstützen, gesondert buchen. Es handelt sich hierbei um freiwillige und damit kostenpflichtige Service-Leistungen, die nicht in der regulären oben genannten Service-Gebühr von VFS Global enthalten sind.

Schritt 4: Ihre Antragsunterlagen werden von VFS Global am Tag nach Ihrer Antragstellung an die zuständige Auslandsvertretung (entweder Botschaft Hanoi oder Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt) zur Entscheidung über Ihren Antrag übermittelt. Sie können den Bearbeitungsstand Ihres Antrags über die VFS-Website nachverfolgen. Die Bearbeitung bei der zuständigen Auslandsvertretung kann bis zu 15 Kalendertage betragen.

Schritt 5: Das Ergebnis Ihres Visumantrags (Visumerteilung oder Ablehnung) wird in einem verschlossenen Umschlag zusammen mit Ihrem Reisepass und ggfs. eingereichten Originalunterlagen durch die Auslandsvertretung zurück an das VFS-Annahmezentrum geschickt, in dem Sie den Antrag gestellt haben. Sie werden von VFS Global informiert, sobald Sie das Ergebnis dort abholen können. Das Ergebnis wird Ihnen alternativ von VFS Global direkt postalisch zugesandt, sofern Sie die Zusatz-Serviceleistung der Zustellung per Kurierdienst gebucht haben.

Schritt 6:

a) Visumerteilung: Gute Reise! :)

Bitte überprüfen Sie unverzüglich, ob Ihr Visum korrekt ausgestellt wurde. Insbesondere die richtige Schreibweise Ihres vollständigen Namens, aber auch Ihre Passnummer, ferner die Gültigkeitsdauer des Visums und der Reisezweck.

Hinweis: Die Erteilung eines Schengen-Visums begründet keinen Anspruch auf Einreise. Die endgültige Entscheidung erfolgt bei Einreisekontrolle in den Schengenraum durch die Grenzpolizei. Es ist möglich, dass die Grenzpolizei Sie bei Einreise auch um Vorlage von Unterlagen bittet, die Auskunft über Ihre finanziellen Mittel, die Dauer und den Zweck des Aufenthaltes sowie den Krankenversicherungsschutz geben. Sie sollten daher immer einen Satz Ihrer Visumunterlagen (u. a. Einladung aus Deutschland, Hotelreservierung, Reisekrankenversicherung) bei Einreise mit sich führen.

Am Entscheidungsprozess in Bezug auf eingereichte Visumanträge ändert sich durch die Antragsannahme bei VFS nichts. Die Entscheidung über einen Visumantrag (Visumerteilung oder Ablehnung) ist eine hoheitliche Aufgabe und wird – wie bisher – ausschließlich von den entsandten Visumentscheidern an der Auslandsvertretung getroffen. Die bei VFS Global abgegebenen Anträge werden für die weitere Bearbeitung und Entscheidung über den Antrag umgehend nach Antragstellung an die Visastelle der zuständigen deutschen Auslandsvertretung weitergeleitet.

Die Servicegebühr von VFS Global ist vom Visumantragsteller selbst zu bezahlen.

Allgemein von der Service-Gebühr umfasste Leistungen (einschlägig für alle Anträge) finden Sie unter Punkt 2.

Den derzeit geltenden allgemeinen Gebühren-Satz sowie Informationen zu kostenpflichtigen, freiwilligen Zusatzleistungen (z.B. Erstellung biometrischer Fotos, Ausfüllhilfe für Antragsformulare, Pass-Rücksendung, Premium-Service, usw.) finden Sie auf der Webseite von VFS Global.

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Ihre Entscheidung an das Visumantragszentrum zurückgesendet wurde.

Sie können den Status Ihres Visumantrags auch online tracken. Verwenden Sie die Referenznummer, die auf der vom Visumantragszentrum ausgestellten Rechnung/Quittung angegeben ist, zusammen mit Ihrem Nachnamen, um auf diesen Service zuzugreifen.

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Bearbeitungszeit

Eine bestimmte Bearbeitungsdauer können wir Ihnen nicht zusichern, da im Laufe des Verfahrens innerdeutsche Behörden beteiligt werden müssen, auf deren Bearbeitungszeiten die Auslandsvertretung keinen Einfluss hat. Erst nach Eingang der Rückmeldungen aus Deutschland kann die abschließende Prüfung und Entscheidung durch die Auslandsvertretung erfolgen. Planen Sie mit einer Bearbeitungszeit von ca. vier bis sechs Wochen. Im Einzelfall kann es länger dauern. Stellen Sie Ihren Antrag in jedem Fall mit ausreichend Vorlauf vor Ihrer geplanten Einreise.

Bitte sehen Sie von Sachstandsanfragen während der Regelbearbeitungszeit von sechs Wochen ab. Sie stellen einen erheblichen Mehraufwand für die Visastelle dar und können daher nicht beantwortet werden.

Nach der Einreise

Jeder, der in Deutschland wohnt, muss gemeldet sein. Spätestens zwei Wochen nach dem Einzug sollten Sie dies beim Einwohnermelde- oder Bürgeramt tun.

Nehmen Sie nach der Einreise Kontakt mit der Ausländerbehörde an Ihrem Wohnort in Deutschland auf. Dort beantragen Sie Ihren Aufenthaltstitel.


Haftungsausschluss

Alle Angaben dieses Merkblatts beruhen auf den Erkenntnissen und Erfahrungen der Auslandsvertretung zum Zeitpunkt seiner Erstellung. Rechtsansprüche können aus diesem Merkblatt nicht hergeleitet werden.

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