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Checkliste für die Beantragung von Visa (Geschäftsreisen, Messen, Kongressteilnahme)

Ankunftsflughafen: beleuchtetes Hinweisschild Arrival

Einreise in Deutschland, © Colourbox

Artikel

Das Schengen-Visum berechtigt zu Aufenthalten von maximal 90 Tagen je 180 Tage im Schengen-Raum. 
Als deutsche Auslandsvertretungen sind die deutsch Botschaft Hanoi und das Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt für die Bearbeitung Ihres Antrags zuständig, wenn Deutschland oder Portugal Ihr Hauptreiseziel ist.

Die im folgenden genannten Dokumente benötigen Sie zur Visumsbeantragung und müssen bei der Beantragung bei VFS Global dem Visumsantrag beigefügt werden. Bitte sortieren Sie die Dokumente in der Reihenfolge der Checkliste.

Jedes Dokument muss im Original mit einer Kopie vorliegen. Dokumente, die in vietnamesischer oder einer anderen Sprache verfasst sind, müssen ins Deutsche oder Englische übersetzt sein.

Folgende Dokumente sind bei Anträgen auf Schengenvisa vorzulegen:

1. Antrag auf ein Schengenvisum, komplett ausgefüllt und von der antragstellenden Person unterschrieben

(wählen Sie zum Ausfüllen des Antrages - sofern möglich – Ihre, bzw. die Muttersprache der antragstellenden Person aus, damit werden alle im Antrag enthaltenen Erklärungen in dieser Sprache dargestellt)

2. Zwei aktuelle, identische, biometrische Passfotos (45 mm x 35mm Fotomustertafel)                      

Bitte kleben Sie ein Foto auf das Antragsformular.

3. Original Pass oder das Reisedokument (bitte nicht in einer Plastikhülle oder Briefumschlag)

Bitte beachten Sie, dass der Pass bzw. das Reisedokument mindestens 3 Monate länger gültig sein muss als das Datum der Ausreise aus dem Schengenraum. Das Reisedokument muss 2 freie Seiten für Visa enthalten, die Ausstellung darf nicht mehr als 10 Jahre zurückliegen.     

4. Wenn die antragstellende Person nicht die vietnamesische Staatsangehörigkeit besitzt ist: Vietnamesische Aufenthaltserlaubnis.

5. Dokumente, aus denen der Grund der Geschäftsreise und die Beziehung zwischen den beteiligten Firmen hervorgeht (wenn zutreffend: auch zu wessen Lasten die Reise-, die Unterkunfts- und die übrigen Kosten gehen).

a) Aus dem Einladungsschreiben der Firma/Behörde in Deutschland muss deren vollständige Adresse, Zweck und Dauer der Reise (genaue Route) hervorgehen und/oder

b) Informationen zur Geschäftsveranstaltung/Kongress/Messe an der/dem teilgenommen werden soll mit Hinweisen auf die organisierende/gastgebende Person und Grund für die Teilnahme (z.B. Teilnahmebestätigung, Messeticket, Vertragverhandlungen)

c) Informationen, die die Geschäfts- bzw. Arbeitsbeziehungen belegen mit Angaben zu den Firmen in Deutschland und Vietnam. 

d) Nur für Messeaussteller:innen: Informationen zur Messe durch die Vorlage des Messetickets/der Rechnung für den/die Aussteller:in / Bestätigungsschreiben, aus dem hervorgeht, dass die antragstellende Person Messeaussteller:in ist. Sofern aus diesen Dokumenten der Name der antragstellenden oder der arbeitgebenden Person hervorgeht, ist die Visaerteilung gebührenfrei.

6. Arbeitsbescheinigung (sofern zutreffend)    

a)   Arbeitsvertrag, aus dem die Position und die Dauer der Anstellung hervorgeht.     

b)   Kontoauszüge    

c)    Bescheinigung der Firma, dass die antragstellende Person die Geschäftsreise durchführen soll.      

d)   Sozialversichungsbuch.

7.    Nur für Firmeninhaber:innen oder Selbstständige

a)   Handelsregisterauszug.

b)  Steuererklärung des Unternehmens über die letzten 3 Monate.

8.    Finanzierungsnachweis für die gesamte Reise:

a)   Kontoauszug   

b)   Kostenübernahmeerklärung nach §§ 66 – 68 Aufenthaltsgesetz und/oder 

c)    Kostenübernahmeschreiben der vietnamesischen Firma, das die Übernahme aller Kosten durch die Firma bestätigt.

9. Nachweis des Familienstands der antragstellenden Person:

a)   Heiratsurkunde (soweit zutreffend) + ID-Karte des Ehegatten + Aufenthaltstitel des Ehegatten, wenn sie/er sich aktuell in der EU/im Schengenraum aufhält.      

b)   Geburtsurkunde aller Kinder der antragstellenden Person (soweit zutreffend) + ID-Karten der Kinder + Aufenthaltstitel der Kinder, wenn sie sich aktuell in der EU/im Schengenraum aufhalten.     

c) Meldebescheinigung der örtlichen Polizei.

10. Reiseroute und Reservierungen für Hotel/private Unterkunft

a)   Rückbestätigte Hotelbuchung/-reservierung oder private Unterkunft mit vollständiger Adresse (Name, Straße, PLZ, Stadt, Kontaktperson, Buchungsnummer).

b)  Reiseplan

c) Flugbuchung

11. Nachweis über frühere Aufenthalte im Schengenraum (soweit zutreffend):
Zusätzlich zu Nr.3: Original des abgelaufenen/alten Passes oder Reisedokuments mit Kopie der Vorvisa 

12. Reisekrankenversicherung (gültig für alle Schengen- Staaten, gültig für den gesamten Aufenthaltszeitraum, deckt alle Kosten für eine Notfallbehandlung und Rücktransport in das Heimatland aus medizinischen Gründen, Deckungssummer mindestens EUR 30.000)

Haftungsausschluss
Alle Angaben dieses Merkblatts beruhen auf den Erkenntnissen und Erfahrungen der Auslandsvertretung zum Zeitpunkt seiner Erstellung. Rechtsansprüche können aus diesem Merkblatt nicht hergeleitet werden.

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