Bei nachweislichem Verlust der Originalurkunde und Abhandenkommen des Originalregisters (etwa kriegsbedingt oder aufgrund Naturkatastrophen) kann der/die Urkundeninhaber/in eine Wiederregistrierung beantragen. Die Wiederregistrierung erfolgt i. d. R. aufgrund vorgelegter Kopien der abhandengekommenen Urkunde, Familienbücher, Personalausweise, Pässe, Parteizugehörigkeits­ausweisen, Zeugenaussagen etc.

Bei Wiederregistrierungen kann nicht mit absoluter Sicherheit ausgeschlossen werden, dass die ursprüngliche Registrierung verfälscht wurde.

Urkunden, die aufgrund einer Wiederregistrierung ausgestellt wurden, sind in älteren Fällen mit dem Wort „Wiederregistrierung ‒ Đăng Ký Lại“ versehen. Neuere Urkunden erhalten diese Bezeichnung nicht mehr. Jedoch ist durch Vergleich des Datums des Personenstandsfalls mit dem Ausstellungsdatum zu erkennen, dass es sich um eine Wiederregistrierung handelt.

Sollten Zweifel an der Urkunde bestehen, kann die Überprüfung durch ein Amtshilfeersuchen eingeleitet werden. Eine Privatperson kann keine Urkundenüberprüfung veranlassen. Bitte haben Sie auch Verständnis dafür, dass die Botschaft und das Generalkonsulat ausschließlich mit der ersuchenden Behörde kommunizieren.

Die Botschaft und das Generalkonsulat behalten sich ferner vor, Amtshilfeersuchen unter Vorlage unvollständiger oder fehlerhafter Dokumente unbearbeitet zurückzusenden. In diesem Fall ist ein neues Amtshilfeersuchen zu stellen.

Zuständigkeit

Die Botschaft ist für die Überprüfung der Urkunden aus folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:

Bac Giang (früher Ha Bac), Bac Kan (früher Bac Thai), Bac Ninh (früher Ha Bac), Cao Bang, Ha Giang, Ha Nam (früher Na Nam Ninh), Hanoi, Ha Tay (früher Ha Son Binh), Ha Tinh (früher Nghe Tinh), Hai Duong (früher Hai Hung), Hai Phong, Hoa Binh (früher Ha Son Binh), Hung Yen (früher Hai Hung), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai, Nam Dinh(früher Ha Nam Ninh), Nghe An (früher Nghe Tinh), Ninh Binh (früher Ha Nam Ninh), Phu Tho (früher Vinh Phu), Quang Binh, Quang Ninh, Quang Tri, Son La, Thai Binh, Thai Nguyen (früher Bac Thai), Thanh Hoa, Thua Thien-Hue, Tuyen Quang, Vinh Phuc, Yen Bai

Das Generalkonsulat ist für die Überprüfung der Urkunden aus folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:

An Giang, Ba Ria-Vung Tau, Bac Lieu, Ben Tre, Binh Dinh, Binh Duong, Binh Phuoc, Binh Thuan, Ca Mau, Can Tho, Da Nang, Dak Lak, Dak Nong, Dong Nai (früher Ho Nai), Dong Thap, Gia Lai, Hau Giang (Phong Dinh), TP Ho Chi Minh, Khanh Hoa, Kien Giang, Kon Tum, Lam Dong, Long An, Ninh Thuan, Phu Yen, Quang Nam, Quang Ngai, Soc Trang, Tay Ninh, Tien Giang, Tra Vinh, Vinh Long

Das Amtshilfeersuchen kann über den Kurierweg des Auswärtigen Amtes versandt werden und ist wie folgt zu adressieren:

Auswärtiges Amt
Botschaft Hanoi bzw. Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt
Kurstraße 36
10117 Berlin

Nur Behörden sind berechtigt, den Kurierweg zu benutzen.

Benötigte Unterlagen

• Originalurkunde („Bản Chính“) oder Abschrift („Bản Sao“ oder „Trích Lục“) im Original mit deutscher Übersetzung
  Einfache oder beglaubigte Kopien von Urkunden genügen nicht!
• Komplett ausgefüllte Anwaltsvollmacht mit beglaubigter Unterschrift des Urkundeninhabers
  Die Unterschriftsbeglaubigung kann bei der ersuchenden Stelle oder ‒ sofern die Person, der die Urkunde gehört, sich in Vietnam aufhält ‒ bei der Botschaft/beim Generalkonsulat vorgenommen werden. Mit der Anwaltsvollmacht stimmt der Urkundeninhaber der formalen und inhaltlichen Prüfung seiner Urkunden zu. Die letzte Meldeanschrift und tatsächliche Wohnadresse in Vietnam müssen unbedingt angegeben werden (in vietnamesischer Sprache)!
• Kopie des Reisepasses der Person, der die Urkunde gehört, bei Bedarf (insbesondere bei Prüfung von Ledigkeitsbescheinigungen)  noch eine Kopie des Familienbuchs („Sổ Hộ Khẩu“) zum Datenabgleich oder eine durch die Polizei ausgestellte Meldebescheinigung
  Das Familienbuch ist eine Art Meldebuch und wird nur für in Vietnam gemeldete Personen ausgestellt. Seit Einführung des elektronischen Melderegisters zum 01.07.2021 werden keine neuen Familienbücher mehr ausgestellt. Die alten sind nur noch bis zum 31.12.2022 gültig.  
• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Stelle
  Die ersuchende Stelle kann die Kosten der Person, der die Urkunde gehört, zur Erstattung aufgeben und um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die ersuchende Stelle erhält mit dem Prüfbericht der Botschaft/des Generalkonsulats eine Kostenrechnung.

Sofern ein Amtshilfeersuchen vorliegt und die ersuchende Stelle zustimmt, können alle Unterlagen für die Urkundenüberprüfung auch bei der Botschaft/dem Generalkonsulat abgegeben werden.

In der Botschaft Hanoi und im Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt ist dafür eine Terminvereinbarung erforderlich. Folgende Unterlagen/Informationen sind notwendig, damit sie zugeordnet werden kann:

• vollständiger Name und Geburtsdatum der Person, der die Urkunde gehört,
• Name der deutschen Behörde,
• falls bereits bekannt, Nummer des Urkundenüberprüfungsverfahrens

Kosten

Die Kosten betragen für einen Auftrag (pro Person):

1) Urkunden und Melde-Wohnort NUR in Hanoi und Ho-Chi-Minh-Stadt (jeweils inkl. € 3 Portoauslagen)

€ 193 für die Überprüfung einer Urkunde

€ 293 für die Überprüfung von zwei Urkunden

€ 368 für die Überprüfung von drei Urkunden

€ 443 für die Überprüfung von vier Urkunden

2) Urkunden und Melde-Wohnort AUẞERHALB von Hanoi oder Ho-Chi-Minh-Stadt (jeweils inkl. € 3 Portoauslagen)

€ 263 für die Überprüfung einer Urkunde

€ 383 für die Überprüfung von zwei Urkunden

€ 483 für die Überprüfung von drei Urkunden

€ 583 für die Überprüfung von vier Urkunden

Vordrucke

Der Vordruck für die Anwaltsvollmacht kann hier heruntergeladen werden.