Wichtiger Hinweis zur Bearbeitungsdauer

In der Regel dauert eine Urkundenüberprüfung ca. 5 Monate. Aufgrund der aktuellen Lage in Vietnam und der weiter bestehenden Reiseeinschränkungen kommt es momentan zu erheblichen Bearbeitungsverzögerungen von bis zu 9 Monaten.

Bei nachweislichem Verlust der Originalurkunde und Abhandenkommen des Originalregisters (etwa kriegsbedingt oder aufgrund Naturkatastrophen) kann der/die Urkundeninhaber/in eine Wiederregistrierung beantragen. Die Wiederregistrierung erfolgt i.d.R. aufgrund vorgelegter Kopien der abhandengekommenen Urkunde, Familienbücher, Personalausweise, Pässe, Parteizugehörigkeits-ausweisen, Zeugenaussagen etc.

Bei Wiederregistrierungen kann nicht mit absoluter Sicherheit ausgeschlossen werden, dass die ursprüngliche Registrierung verfälscht wurde.

Urkunden, die aufgrund einer Wiederregistrierung ausgestellt wurden, sind in älteren Fällen mit dem Wort „Wiederregistrierung - Đăng Ký Lại“ versehen. Neuere Urkunden erhalten diese Bezeichnung nicht mehr. Jedoch ist durch Vergleich des Datums des Personenstandsfalls mit dem Ausstellungsdatum zu erkennen, dass es sich um eine Wiederregistrierung handelt.

Sollten Zweifel an der Urkunde bestehen, kann die die Überprüfung durch ein Amtshilfeersuchen eingeleitet werden.

Eine Privatperson kann keine Urkundenüberprüfung veranlassen. Bitte haben Sie auch Verständnis dafür, dass die Botschaft ausschließlich mit der ersuchenden Behörde kommuniziert.

Die Botschaft behält sich ferner vor, Amtshilfeersuchen unter Vorlage unvollständiger und/oder fehlerhafter Dokumente unbearbeitet zurückzusenden. In diesem Fall ist ein neues Amtshilfeersuchen zu stellen.

Zuständigkeit

Die Botschaft ist für die Überprüfung der Urkunden aus folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:

Bac Giang (früher Ha Bac), Bac Kan (früher Bac Thai), Bac Ninh (früher Ha Bac), Cao Bang, Ha Giang, Ha Nam (früher Na Nam Ninh), Hanoi, Ha Tay (früher Ha Son Binh), Ha Tinh (früher Nghe Tinh), Hai Duong (früher Hai Hung), Hai Phong, Hoa Binh (früher Ha Son Binh), Hung Yen (früher Hai Hung), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai, Nam Dinh(früher Ha Nam Ninh), Nghe An (früher Nghe Tinh), Ninh Binh (früher Ha Nam Ninh), Phu Tho (früher Vinh Phu), Quang Binh, Quang Ninh, Quang Tri, Son La, Thai Binh, Thai Nguyen (früher Bac Thai), Thanh Hoa, Thua Thien-Hue, Tuyen Quang, Vinh Phuc, Yen Bai

Das Generalkonsulat ist für die Überprüfung der Urkunden aus folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:

An Giang, Dak Lak, Ninh Thuan, Ba Ria – Vung Tau, Dak Nong, Phu Yen, Bac Lieu, Dong Nai (alt: Ho Nai), Quang Nam, Ben Tre, Dong Thap, Quang Ngai, Binh Dinh, Gia Lai, Soc Trang, Binh Duong, Hau Giang (Phong Dinh), Tay Ninh, Binh Phuoc, Khanh Hoa, Tp. Ho Chi Minh, Binh Thuan, Kien Giang, Tien Giang, Ca Mau, Kon Tum, Tra Vinh, Can Tho, Lam Dong, Vinh Long, Da Nang, Long An

Das Amtshilfeersuchen kann über den Kurierweg des Auswärtigen Amtes versandt werden und ist wie folgt zu adressieren:

Auswärtiges Amt

Botschaft Hanoi bzw. Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt

Kurstraße 36

10117 Berlin

Nur Behörden sind berechtigt, den Kurierweg zu benutzen.

Für die Urkundenüberprüfung werden benötigt

Originalurkunde („Bản Chính“) oder Abschrift („Bản Sao“ oder „Trích Lục“) im Original mit deutscher Übersetzung. Einfache oder beglaubigte Kopien von Urkunden genügen nicht!

• Komplett ausgefüllte Anwaltsvollmacht mit beglaubigter Unterschrift des Urkundeninhabers. Die Unterschriftsbeglaubigung kann bei der ersuchenden Stelle oder -sofern der Urkundeninhaber in Vietnam aufhältig ist- bei der Botschaft vorgenommen werden. Mit der Anwaltsvollmacht stimmt der Urkundeninhaber der formalen und inhaltlichen Prüfung seiner Urkunden zu. Die letzte Meldeanschrift und tatsächliche Wohnadresse in Vietnam müssen unbedingt angegeben werden (in vietnamesischer Sprache)!
• Kopie des Reisepasses des Urkundeninhabers, bei Bedarf (insbesondere bei Prüfung von Ledigkeitsbescheinigungen)  noch eine Kopie des Familienbuchs („Sổ Hộ Khẩu“) zum Datenabgleich oder eine durch die Polizei ausgestellte Meldebescheinigung. Das Familienbuch ist eine Art Meldebuch und wird nur für in Vietnam gemeldete Personen ausgestellt. Seit Einführung des elektronischen Melderegisters zum 01.07.2021 werden keine neuen Familienbücher mehr ausgestellt. Die alten sind nur noch bis zum 31.12.2022 gültig.  
• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Stelle. Die ersuchende Stelle kann die Kosten dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die ersuchende Stelle erhält mit dem Prüfbericht der Botschaft eine Kostenrechnung.

Sofern ein Amtshilfeersuchen vorliegt und die ersuchende Stelle zustimmt, können alle Unterlagen für die Urkundenüberprüfung auch bei der Botschaft/dem Generalkonsulat abgegeben werden.

In der Botschaft Hanoi und im Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt ist dafür eine Terminvereinbarung erforderlich. Folgende Unterlagen/Informationen sind notwendig, damit sie zugeordnet werden kann: vollständiger Name, Geburtsdatum des/der Urkundeninhabers/-inhaberin, Name der deutschen Behörde, ggf. Nummer des Urkundenüberprüfungsverfahrens.

Die Kosten betragen für einen Auftrag (pro Person und Urkunde)

1) Urkunden und Melde-Wohnort NUR in Hanoi und Ho-Chi-Minh-Stadt

€ 193,00 für die Überprüfung einer Urkunde (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

€ 293,00 für die Überprüfung von zwei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

€ 368,00 für die Überprüfung von drei  Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

€ 443,00 für die Überprüfung von vier Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

2) Urkunden und Melde-Wohnort AUSSERHALB von Hanoi oder Ho-Chi-Minh-Stadt

€ 263,00 für die Überprüfung einer Urkunde (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

€ 383,00 für die Überprüfung von zwei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

€ 483,00 für die Überprüfung von drei  Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

€ 583,00 für die Überprüfung von vier Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)

Vordrucke

Die Vordrucke für die Anwaltsvollmacht und sind auf der Webseite der Botschaft verfügbar.

Anwaltsvollmacht