Sollten Zweifel an einer personenstandrechtlichen vietnamesischen Urkunde bestehen, kann die Überprüfung durch ein Amtshilfeersuchen eingeleitet werden. Eine Privatperson kann keine Urkundenüberprüfung veranlassen. Bitte haben Sie auch Verständnis dafür, dass die Botschaft und das Generalkonsulat ausschließlich mit der ersuchenden Behörde kommunizieren.

Die Botschaft und das Generalkonsulat behalten sich ferner vor, Amtshilfeersuchen unter Vorlage unvollständiger oder fehlerhafter Dokumente unbearbeitet zurückzusenden. In diesem Fall ist ein neues Amtshilfeersuchen zu stellen.

Zuständigkeit

Die Botschaft ist für die Überprüfung der Urkunden aus Folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:

Provinzen Bac Ninh (früher Bac Ninh & Bac Giang), Cao Bang, Hanoi, Ha Tinh, Hai Phong (früher Hai Duong & Hai Phong), Hung Yen (früher Hung Yen & Thai Binh), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai (früher Lao Cai & Yen Bai), Nghe An, Ninh Binh (früher Ha Nam, Ninh Binh & Nam Dinh), Phu Tho (früher Vinh Phuc, Phu Tho & Hoa Binh), Quang Ninh, Quang Tri (früher Quang Binh & Quang Tri), Son La, Thai Nguyen (früher Thai Nguyen & Bac Kan), Thanh Hoa, Tp. Hue, Tuyen Quang (früher Tuyen Quang & Ha Giang)

Das Generalkonsulat ist für die Überprüfung der Urkunden aus Folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:

Provinzen An Giang (früher An Giang & Kien Giang), Ca Mau (früher Bac Lieu & Ca Mau), Can Tho (früher Can Tho, Soc Trang & Hau Giang), Da Nang (früher Quang Nam & Da Nang), Dak Lak (früher Dak Lak & Phu Yen), Dong Nai (früher Dong Nai & Binh Phuoc), Dong Thap (früher Tien Giang & Dong Thap), Gia Lai (früher Gia Lai & Binh Dinh), TP Ho Chi Minh (früher Ba Ria-Vung Tau, Binh Duong & TP Ho Chi Minh), Khanh Hoa (früher Ninh Thuan & Khanh Hoa), Lam Dong (früher Lam Dong, Dak Nong & Binh Thuan), Quang Ngai (früher Kon Tum & Quang Ngai), Tay Ninh (früher Tay Ninh & Long An), Vinh Long (früher Ben Tre, Vinh Long & Tra Vinh)

Das Amtshilfeersuchen kann über den Kurierweg des Auswärtigen Amtes versandt werden und ist wie folgt zu adressieren:

Auswärtiges Amt

Botschaft Hanoi bzw. Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt

Kurstraße 36

10117 Berlin

Nur Behörden sind berechtigt, den Kurierweg zu benutzen.

Benötigte Unterlagen

• Originalurkunde („Bản Chính“) oder Abschrift („Bản Sao“ oder „Trích Lục“) im Original mit deutscher Übersetzung
• Einfache oder beglaubigte Kopien von Urkunden genügen nicht!
• Komplett ausgefüllte Anwaltsvollmacht mit beglaubigter Unterschrift des Urkundeninhabers

Die Unterschriftsbeglaubigung kann bei der ersuchenden Stelle oder ‒ sofern die Person, der die Urkunde gehört, sich in Vietnam aufhält ‒ bei der Botschaft/beim Generalkonsulat vorgenommen werden. Mit der Anwaltsvollmacht stimmt der Urkundeninhaber der formalen und inhaltlichen Prüfung seiner Urkunden zu. Die letzte Meldeanschrift und tatsächliche Wohnadresse in Vietnam müssen unbedingt angegeben werden (in vietnamesischer Sprache)!

Wichtig: Geben Sie detaillierte Adressangaben an. Hausnummer, Straße, Gemeinde/Ward, Distrikt, Provinz müssen MINDESTENS angegeben werden.

Screenshots u.a. von Google Maps, die die Nachbarschaft des Urkundeninhabers zeigen, sind ebenfalls hilfreich, sofern keine Angaben zu Hausnummer und Straßennamen gemacht werden können.

• Kopie des Reisepasses der Person, der die Urkunde gehört, bei Bedarf (insbesondere bei Prüfung von Ledigkeitsbescheinigungen) noch eine Kopie des Familienbuchs („Sổ Hộ Khẩu“) zum Datenabgleich oder eine durch die Polizei ausgestellte Meldebescheinigung.

Das Familienbuch ist eine Art Meldebuch und wird nur für in Vietnam gemeldete Personen ausgestellt. Seit Einführung des elektronischen Melderegisters zum 01.07.2021 werden keine neuen Familienbücher mehr ausgestellt. Die alten sind nur noch bis zum 31.12.2022 gültig.

• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Stelle

Die ersuchende Stelle kann die Kosten der Person, der die Urkunde gehört, zur Erstattung aufgeben und um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die ersuchende Stelle erhält mit dem Prüfbericht der Botschaft/des Generalkonsulats eine Kostenrechnung.

Sofern ein Amtshilfeersuchen vorliegt und die ersuchende Stelle zustimmt, können alle Unterlagen für die Urkundenüberprüfung auch bei der Botschaft/dem Generalkonsulat abgegeben werden.

In der Botschaft Hanoi und im Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt ist dafür eine Terminvereinbarung erforderlich. Folgende Unterlagen/Informationen sind notwendig, damit sie zugeordnet werden kann:

• vollständiger Name und Geburtsdatum der Person, der die Urkunde gehört,
• Name der deutschen Behörde,
• falls bereits bekannt, Nummer des Urkundenüberprüfungsverfahrens

Kosten

Die Kosten betragen für einen Auftrag (pro Person):

1) Urkunden und Melde-Wohnort NUR in Hanoi und Ho-Chi-Minh-Stadt (jeweils inkl. € 3 Portoauslagen)

€ 193 für die Überprüfung einer Urkunde

€ 293 für die Überprüfung von zwei Urkunden

€ 368 für die Überprüfung von drei Urkunden

€ 443 für die Überprüfung von vier Urkunden

2) Urkunden und Melde-Wohnort AUẞERHALB von Hanoi oder Ho-Chi-Minh-Stadt (jeweils inkl. € 3 Portoauslagen)

€ 263 für die Überprüfung einer Urkunde

€ 383 für die Überprüfung von zwei Urkunden

€ 483 für die Überprüfung von drei Urkunden

€ 583 für die Überprüfung von vier Urkunden

Vordrucke

Der Vordruck für die Anwaltsvollmacht kann hier heruntergeladen werden: LINK