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Legalisation öffentlicher vietnamesischer Urkunden

Foto eines Stempels

Foto eines Stempels, © colourbox

Artikel

Die Legalisation dient dem Zweck, vietnamesische Urkunden im zwischenstaatlichen Urkundenverkehr mit Deutschland verwendbar zu machen.

Einen Termin zur Legalisation bei der Botschaft Hanoi buchen Sie bitte hier: Link

Termine und Sprechzeiten beim Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt finden Sie hier: Link

Die deutschen Auslandsvertretungen in Vietnam weisen darauf hin, dass die Buchung von Terminen bei der Botschaft und dem Konsulat im Terminvergabesystem kostenfrei ist und keine Kooperation mit Dritten besteht, die Hilfe bei der Terminbuchung anbieten und vorgeben, schneller Termine verschaffen zu können!

Vietnamesische Urkunden (z. B. Geburts- und Heiratsurkunden, Ledigkeitsbescheinigungen, Scheidungsurteile) sind in der Regel für die Verwendung bei deutschen Behörden zu legalisieren. Es empfiehlt sich aber zwecks Vermeidung eines u. U. unnötigen Aufwandes, sich zunächst bei der jeweiligen innerdeutschen Behörde zu versichern, ob dort auf Legalisation der Urkunde bestanden wird.

Um die Legalisation durchführen zu können, müssen die originalen Urkunden oder originalen Abschriften aus den Registern (sogen. Bản Sao từ sổ đăng ký hộ tịch oder Trích Lục) von der Konsularabteilung des vietnamesischen Außenministeriums in Hanoi bzw. dem Amt für Auswärtige Angelegenheiten in Ho-Chi-Minh-Stadt vorbeglaubigt sein. Nachfolgend die Anschriften:

Konsularabteilung des Außenministeriums der SR Vietnam

40 Trần Phú, Q. Ba Đình, Hanoi
Tel.: (+84 24) 37993125
Fax: (+84 24) 38236928
E-Mail, Website

Amt für Auswärtige Angelegenheiten

6 Alexandre de Rhodes, Q. 1, Ho-Chi-Minh-Stadt
Phone: (+84 28) 38224224
Fax: (+84 28) 38251436
E-Mail

Diese Kontaktangaben und Informationen zum Verfahren der Vorbeglaubigung finden Sie auf der Webseite der Konsularabteilung des vietnamesischen Außenministeriums. Weitere Kontaktmöglichkeiten sind nicht bekannt. Die Einholung des Vorbeglaubigungsvermerks durch die deutsche Auslandsvertretung ist aus Kapazitätsgründen nicht möglich.

Nach erfolgter Vorbeglaubigung reichen Sie oder eine von Ihnen bevollmächtigte Person die Urkunden zur Legalisation bei der Botschaft Hanoi oder dem Generalkonsulat ein. Bitte legen Sie eine Übersetzung der Urkunde ins Deutsche mit vor.

Die Botschaft Hanoi legalisiert Urkunden, die in den nachfolgenden Provinzen ausgestellt wurden:

Bac Giang (früher Ha Bac), Bac Kan (früher Bac Thai), Bac Ninh (früher Ha Bac), Cao Bang, Ha Giang, Ha Nam (früher Ha Nam Ninh), Hanoi, Ha Tay (früher Ha Son Binh), Ha Tinh (früher Nghe Tinh), Hai Duong (früher Hai Hung), Hai Phong, Hoa Binh (früher Ha Son Binh), Hung Yen (früher Hai Hung), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai, Nam Dinh(früher Ha Nam Ninh), Nghe An (früher Nghe Tinh), Ninh Binh (früher Ha Nam Ninh), Phu Tho (früher Vinh Phu), Quang Binh, Quang Ninh, Quang Tri, Son La, Thai Binh, Thai Nguyen (früher Bac Thai), Thanh Hoa, Thua Thien-Hue, Tuyen Quang, Vinh Phuc, Yen Bai

Das Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt legalisiert Urkunden, die in den nachfolgenden Provinzen ausgestellt wurden:

An Giang, Ba Ria-Vung Tau, Bac Lieu, Ben Tre, Binh Dinh, Binh Duong, Binh Phuoc, Binh Thuan, Ca Mau, Can Tho, Da Nang, Dak Lak, Dak Nong, Dong Nai (früher Ho Nai), Dong Thap, Gia Lai, Hau Giang (Phong Dinh), TP Ho Chi Minh, Khanh Hoa, Kien Giang, Kon Tum, Lam Dong, Long An, Ninh Thuan, Phu Yen, Quang Nam, Quang Ngai, Soc Trang, Tay Ninh, Tien Giang, Tra Vinh, Vinh Long

Sonderfall Wiederregistrierung

Bei nachweislichem Verlust der Originalurkunde und Abhandenkommen des Originalregisters (etwa kriegsbedingt oder aufgrund Naturkatastrophen) kann der/die Urkundeninhaber/in eine Wiederregistrierung beantragen. Die Wiederregistrierung erfolgt i. d. R. aufgrund vorgelegter Kopien der abhandengekommenen Urkunde, Familienbüchern, Personalausweisen, Pässen, Parteizugehörigkeitsausweisen, Zeugenaussagen etc.

Bei Wiederregistrierungen kann nicht mit absoluter Sicherheit ausgeschlossen werden, dass die ursprüngliche Registrierung verfälscht wurde.

Urkunden, die aufgrund einer Wiederregistrierung ausgestellt wurden, sind in älteren Fällen mit dem Wort „Wiederregistrierung – Đăng Ký Lại“ versehen. Neuere Urkunden erhalten diese Bezeichnung nicht mehr. Jedoch ist durch Vergleich des Datums des Personenstandsfalls mit dem Ausstellungsdatum zu erkennen, dass es sich um eine Wiederregistrierung handelt.

Sollten Zweifel an der Urkunde bestehen, kann die Überprüfung durch ein Amtshilfeersuchen eingeleitet werden. Privatpersonen können keine Urkundenüberprüfung beantragen. Nähere Einzelheiten zum Urkundenüberprüfungsverfahren finden Sie auf dem auf der Webseite eingestellten Merkblatt.

Ergänzende Hinweise zu vietnamesischen Urkunden

Geburtsurkunde („Giấy Khai Sinh“):

Spätregistrierung der Geburt („Đăng Ký Trễ“ oder „Đăng Ký Quá Hạn“):

Um eine Spätregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die Geburt des Urkundeninhabers nicht im Geburtenregister seines Geburtsjahres, sondern in einem Registerbuch eines anderen Jahres registriert wurde (Bsp. Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 1988).

Wiederregistrierung der Geburt („Đăng Ký Lại“):

Um eine Wiederregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die Registrierung wesentlich später als das Geburtsjahr des Urkundeninhabers vorgenommen wurde (Bsp.: Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 2009).

Ledigkeitsbescheinigung („GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN“)

Seit 01.01.2016 existiert nur noch ein einheitlicher Vordruck für in Vietnam und für im Ausland lebende Vietnamesen. Seit dem 16.07.2020 sind neue Formulare im Umlauf. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass einzelne Standesbeamte weiterhin noch die bis zum 15.07.2020 geltenden Vordrucke verwenden.

Aussagezeitraum der Ledigkeitsbescheinigung:

  • Die Bescheinigung muss die Ledigkeit des Urkundeninhabers bis zum Ausstellungstag bzw. bis zum Tag der Ausreise aus Vietnam bestätigen.
  • Wenn der Urkundeninhaber geschieden oder verwitwet ist, muss die Ledigkeit vom Tag der Scheidung bzw. des Todes des Ehepartners bis zum Ausstellungstag bzw. Tag der Ausreise aus Vietnam bestätigt werden.
  • Die Ledigkeitsbescheinigung ist bei der Behörde des aktuellen Wohnorts zu beantragen.  Hat der Antragsteller vorher in verschiedenen Orten gelebt, muss er seinen Familienstand während des Aufenthalts in früheren Wohnorten nachweisen (Vorlage von Ledigkeitsbescheinigung aus früheren Wohnorten). Wenn er es nicht macht oder nicht machen kann, muss die Behörde des aktuellen Wohnorts die Behörden der früheren Wohnorte des Antragstellers kontaktieren, um den Familienstands des Antragstellers zu prüfen.  Nach erfolgter Prüfung stellt die Behörde des aktuellen Wohnorts die Bescheinigung über den aktuellen Familienstand des Antragstellers aus. Frühere Aufenthalte des Antragstellers in anderen Orten müssen in der Bescheinigung nicht angegeben werden.
  • Die Behörde des aktuellen/letzten Wohnorts kann also nach dem o.g. Verfahren auch eine Ledigkeitsbescheinigung für den gesamten Aussagezeitraum ausstellen, selbst wenn der Antragsteller in verschieden Orten gemeldet war.

Gültigkeit der Ledigkeitsbescheinigung:

  • Eine Ledigkeitsbescheinigung ist ab dem Ausstellungsdatum für 6 Monate gültig. Abgelaufene Ledigkeitsbescheinigungen müssen gegen eine gültige Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden. In der Regel stellen die vietnamesischen Behörden eine neue Ledigkeitsbescheinigung erst nach Vorlage der alten Ledigkeitsbescheinigung im Original aus. Sofern eine Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden muss, kann die alte Ledigkeitsbescheinigung entweder bei der ersuchenden deutschen Stelle oder der Botschaft abgeholt werden.

Weitere Personenstandsurkunden:

  • Heiratsurkunde („Giấy Chứng Nhận Kết Hôn“)
    Heiratsurkunden sind bei Scheidung der Ehe von Gesetzes wegen einzuziehen, was jedoch nicht in jedem Fall erfolgt. Geschiedene Urkundeninhaber können daher oft keine Original-Heiratsurkunde vorlegen.
  • Scheidungsurteil („Quyết Định Công Nhận Thuận Tình Ly Hôn“ oder „Bản án hôn nhân gia đình“)
    Hier ist darauf zu achten, dass vollständige Urteile und nicht nur Auszüge vorgelegt werden.
  • Sterbeurkunde („Giấy Chứng Tử“)
    Die Einreichung der vorbeglaubigten Urkunden ist nur nach Terminvereinbarung möglich.

Gebühren für den Legalisationsvermerk (zahlbar in VND) ab 01.10.2021:

29,27 €, zahlbar in bar in vietnamesischen Dong

Die Kosten für die Vorbeglaubigung erfahren Sie von den zuständigen vietnamesischen Behörden.

Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft und des Generalkonsulates zum Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.

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